Получить отчёт о специальной оценке условий труда — ещё не значит завершить процедуру. После этого работодателю нужно утвердить отчёт, ознакомить работников с картами, разместить сводные данные на сайте и при необходимости подать декларацию. На всё — жёсткие сроки.
Разбираем каждое действие по порядку, с акцентом на ознакомление работников: именно на нём чаще всего нарушают сроки и именно оно вызывает больше всего вопросов.
Что делать после СОУТ: краткая сводка
После проведения спецоценки работодателю остаётся пять действий. Ниже — что дальше делать после спецоценки, в виде таблицы; каждое действие подробно разобрано в следующих разделах.
| Действие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Утвердить отчёт | 30 календарных дней с получения отчёта | ч. 2 ст. 15 № 426-ФЗ |
| Вернуть титульный лист организации, проводившей спецоценку | 3 рабочих дня с даты утверждения | Условия договора |
| Ознакомить работников с картами СОУТ | 30 календарных дней с даты утверждения | ч. 5 ст. 15 № 426-ФЗ |
| Разместить сводные данные на сайте | 30 календарных дней с даты утверждения | ч. 6 ст. 15 № 426-ФЗ |
| Подать декларацию в инспекцию труда | 30 рабочих дней с даты утверждения | № 426-ФЗ, приказ Минтруда № 406н |
Все сроки отсчитываются от даты утверждения отчёта. Это дата, которую председатель комиссии проставляет на титульном листе — не дата замеров, не дата получения отчёта от исполнителя и не дата выгрузки во ФГИС. Зафиксируйте её сразу и сообщите всем, кто участвует в процедуре: подавляющее большинство нарушений начинается именно с путаницы в точке отсчёта.
Ознакомление работников с результатами СОУТ
Это самая частая точка нарушений и самый частый источник вопросов. Разберём по порядку.
С чем именно знакомят работника
Работника знакомят с картой специальной оценки условий труда его рабочего места — не с отчётом целиком и не со сводной ведомостью. Карта содержит перечень выявленных факторов, установленный класс условий труда и полагающиеся гарантии. Подробнее о том, что означает каждый класс, — в статье про классы условий труда по СОУТ.
Ознакомление письменное, под подпись. Устного информирования или рассылки по электронной почте недостаточно.
В какой срок нужно ознакомить
30 календарных дней со дня утверждения отчёта, часть 5 статьи 15 Закона № 426-ФЗ. В этот срок не включаются периоды, когда работник отсутствовал:
- временная нетрудоспособность;
- ежегодный отпуск или отпуск без сохранения заработной платы;
- служебная командировка;
- междувахтовый отдых.
То есть если сотрудник ушёл на больничный на второй день после утверждения отчёта, срок для него приостанавливается и продолжит идти после выхода на работу.
Заменяет ли уведомление через Госуслуги
Нет. Электронное информирование о результатах спецоценки — дополнительный способ уведомления, а не замена процедуры. Обязанность ознакомить работника с картой СОУТ под подпись сохраняется в полном объёме. Считать, что рассылка через портал закрывает требование части 5 статьи 15, — ошибка, которая обнаружится при первой же проверке.
Лист ознакомления с картой СОУТ
Строго говоря, документа с таким названием в законе нет. При первичном ознакомлении работники расписываются в самой карте СОУТ — для этого в её форме предусмотрены строки.
Отдельный лист оформляют тогда, когда строк в карте не осталось: например, сотрудник уволился, а на его место пришёл новый. Правильное название такого документа — дополнение к карте специальной оценки условий труда. Требований к его форме нормативно не установлено, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно.
Что должно быть в дополнении к карте
- номер карты СОУТ, к которой оформляется дополнение;
- наименование профессии или должности работника;
- формулировка о том, что с результатами спецоценки работник ознакомлен;
- подпись работника, расшифровка и дата ознакомления.
Дополнение хранится вместе с картой и отчётом, самостоятельным документом оно не является. Класс условий труда в нём не дублируется — он уже указан в самой карте.
Два разных бланка. Для первичного ознакомления группы работников удобен табличный лист со столбцами «ФИО», «должность», «номер рабочего места», «дата», «подпись». Для нового сотрудника на уже оценённое рабочее место нужен другой документ — дополнение к конкретной карте. Оба бланка есть в памятке, которую можно скачать ниже.
Ознакомление вновь принятых работников
У нового сотрудника нет тридцатидневного срока: он отсчитывается от утверждения отчёта, а на тот момент человек в организации не работал.
Нового работника знакомят с условиями труда на его рабочем месте в день приёма на работу, до подписания трудового договора — потому что класс условий труда относится к обязательным условиям договора, и работник должен понимать, что подписывает.
Порядок простой: показываете карту СОУТ его рабочего места, работник расписывается в дополнении к карте. Проводить новую спецоценку из-за смены сотрудника не нужно — оценивается рабочее место, а не человек.
Если спецоценка на рабочем месте ещё не проводилась — например, создано новое рабочее место — то знакомить не с чем. В этом случае внеплановую спецоценку нужно провести в течение 12 месяцев со дня ввода рабочего места в эксплуатацию, а приказ и план-график оформить в день наступления такого случая. Подробнее — в материале про сроки проведения СОУТ.
Если работник отказывается подписывать
Отказ работника не отменяет факта ознакомления и не блокирует применение результатов спецоценки. Порядок действий такой:
- Составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей — как правило, это члены комиссии по проведению спецоценки.
- Сделать отметку в карте или в дополнении к карте: «от подписи отказался, акт от такой-то даты».
- Приобщить акт к отчёту о проведении спецоценки и хранить вместе с ним.
Если работник не согласен с самими результатами, у него есть законный путь: обратиться с письменными возражениями, в том числе через профсоюз. Мотивированные предложения представительного органа работников — самостоятельное основание для внеплановой спецоценки.
Размещение результатов СОУТ на сайте организации
Срок тот же — 30 календарных дней со дня утверждения отчёта, часть 6 статьи 15. Обязанность возникает только при наличии у организации официального сайта в интернете; если сайта нет, размещать ничего не нужно.
Публикуются два документа:
- сводная ведомость результатов проведения спецоценки;
- перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
Отчёт целиком публиковать не нужно и нельзя. Карты СОУТ и протоколы исследований содержат персональные данные работников. На сайт выкладываются только сводная ведомость и перечень мероприятий — размещение остальных частей отчёта будет нарушением законодательства о персональных данных.
Утверждение отчёта и передача результатов во ФГИС
Отчёт подписывают все члены комиссии, после чего его утверждает председатель. Срок — не позднее 30 календарных дней с момента получения отчёта от организации, проводившей спецоценку.
Подписать нужно каждый документ из состава отчёта: титульный лист, сведения об организации, проводившей СОУТ, сводную ведомость, заключение эксперта, оба перечня рабочих мест, перечень рекомендуемых мероприятий и карты по каждому рабочему месту.
Титульный лист оформляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй передаётся организации, проводившей спецоценку, в течение трёх рабочих дней. Без него результаты не будут выгружены в информационную систему.
Выгрузка во ФГИС — обязанность организации, проводившей спецоценку, а не работодателя. Но именно от неё зависит момент, с которого результатами можно пользоваться: гарантии и компенсации за работу во вредных условиях, а также действие декларации при допустимом классе назначаются с момента внесения сведений в информационную систему. Как оформляются сами гарантии, разобрано в статье про гарантии и компенсации за вредность.
Декларация соответствия условий труда
Декларация подаётся, если в сводной ведомости есть рабочие места с допустимым классом условий труда. Срок — 30 рабочих дней со дня утверждения отчёта, подаётся в государственную инспекцию труда своего региона в двух экземплярах.
К декларации прикладываются сопроводительное письмо с описью вложения, копия сводной ведомости, заверенная копия титульного листа отчёта и заверенная копия заключения эксперта. Направить пакет можно почтовым отправлением ценным письмом с описью, нарочно или по электронной почте с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Подробнее о самом документе и сроках его действия — в статье о декларации СОУТ. Для микропредприятий из отдельных сфер деятельности действует упрощённый порядок спецоценки со своими особенностями декларирования.
Изменения в трудовых договорах
Класс условий труда и полагающиеся гарантии относятся к обязательным условиям трудового договора. Если по результатам спецоценки класс изменился, с работником заключается дополнительное соглашение.
Когда условия труда улучшились и гарантии отменяются, работника нужно письменно уведомить не позднее чем за два месяца. Порядок оформления, образцы формулировок и действия при отказе работника подписать соглашение разобраны в отдельном материале про гарантии за вредность.
Ответственность за нарушение порядка
Нарушение установленного порядка проведения спецоценки или её непроведение влечёт административную ответственность по части 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ — штраф на юридическое лицо до 80 000 рублей. Отдельно о составах и суммах — в материале про штрафы за непроведение СОУТ.
Памятка работодателю: пять действий после СОУТ
Собрали всё, что нужно сделать после получения отчёта, в один файл — с точными сроками, основаниями и готовыми бланками.
- пять действий по порядку и таблица сроков на одной странице;
- бланк листа ознакомления работников с результатами СОУТ;
- бланк дополнения к карте — для новых сотрудников;
- образец сопроводительного письма в инспекцию труда при подаче декларации.
Часто задаваемые вопросы
В какой срок нужно ознакомить работника с результатами СОУТ?
30 календарных дней со дня утверждения отчёта, часть 5 статьи 15 Закона № 426-ФЗ. В срок не входят периоды временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и междувахтового отдыха.
С чем именно знакомят — с отчётом или с картой?
С картой специальной оценки условий труда его рабочего места. Отчёт целиком работнику не предъявляется — в нём содержатся данные по другим рабочим местам и персональные данные других сотрудников.
Обязателен ли отдельный лист ознакомления?
Нет. При первичном ознакомлении работники расписываются в самой карте СОУТ, для этого в ней предусмотрены строки. Отдельный лист — дополнение к карте — оформляют, когда строк не осталось: например, при приёме нового сотрудника на уже оценённое рабочее место.
Как знакомить работника, принятого после проведения СОУТ?
В день приёма на работу, до подписания трудового договора. Покажите карту СОУТ его рабочего места и дайте расписаться в дополнении к карте. Новую спецоценку проводить не нужно — оценивается рабочее место, а не работник.
Что делать, если работник отказался подписывать?
Составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей, сделать отметку в карте или дополнении к карте со ссылкой на акт и приобщить акт к отчёту. Отказ не отменяет факта ознакомления и не препятствует применению результатов спецоценки.
Заменяет ли уведомление через Госуслуги ознакомление под подпись?
Нет. Электронное информирование о результатах спецоценки — дополнительный способ уведомления. Обязанность ознакомить работника с картой СОУТ письменно, под подпись, сохраняется.
Нужно ли публиковать отчёт о СОУТ на сайте организации?
Отчёт целиком — нет. Размещаются только сводная ведомость результатов и перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда, в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчёта.
Что делать, если у организации нет сайта?
Ничего. Обязанность по размещению возникает только при наличии официального сайта в интернете. Создавать сайт специально для публикации результатов спецоценки закон не требует.
Кто выгружает результаты во ФГИС — работодатель или исполнитель?
Организация, проводившая спецоценку. От работодателя требуется вовремя утвердить отчёт и вернуть исполнителю второй экземпляр титульного листа — без него выгрузка невозможна.
Нужно ли заключать дополнительное соглашение, если класс не изменился?
Нет. Дополнительное соглашение оформляется, когда меняются условия трудового договора — класс условий труда или состав гарантий. Если результаты спецоценки подтвердили прежний класс, договор корректировать не требуется, достаточно ознакомления с новой картой.
